Om samen te kunnen werken, maken we door de huidige omstandigheden meer dan ooit gebruik van videobellen via software als Zoom, Google Hangouts, Skype en Teams.
Met name Zoom is in het nieuws geweest vanwege problemen met de privacy en de veiligheid. Ze hebben de afgelopen weken hard gewerkt aan het dichten van de lekken en het verbeteren van beveiliging.
Maar ook als je geen Zoom gebruiker bent en gebruik maakt van bijvoorbeeld Google Hangouts, Skype of Microsoft Teams is het goed om stil te staan bij de privacyaspecten rondom videobellen.
Privacy is een breed begrip. Het stellen van specifieke vragen helpt je daarom bij een grondige analyse van de privacyaspecten rondom videobellen:
- Welk gegevens verzamelt de software?
- Voor welke doelen verwerkt de software gegevens?
- Hoe verloopt de informatiestroom?
- Is de communicatie beveiligd?
- Hoe verdient de softwaremaker geld?
De Autoriteit Persoonsgegevens (je weet wel, die van de AVG) heeft deze gegevens netjes voor je op een rijtje gezet in de vorm van een A4-tje met de naam "Keuzehulp privacy videobellen":
Aandachtspunten voor de dienstverlener
Geef je trainingen aan klanten via bijvoorbeeld Zoom of Skype? Verzorg je coaching of geef je (vertrouwelijk) advies? Let dan in ieder geval op de volgende zaken:
- Bespreek je vertrouwelijke zaken tijdens je online meeting?
- Wat leg je vast en hoe?
- Wat leg je ongemerkt vast? Zoek uit wat er automatisch wordt opgeslagen door de software.
- Deelt het softwarebedrijf jouw gegevens en die van je klant met anderen? Waar slaan ze deze gegevens op?
- Als je gegevens verwerkt en opslaat als gevolg van het videobellen, dan heb je een verwerkersovereenkomst nodig met de aanbieder van de software.
In het over "Keuzehulp privacy videobellen" kun je overigens ook makkelijk de links vinden naar de privacystatements van de aanbieders van de software (zie het laatste kopje "Waar vind je informatie") en je kunt zien of het mogelijk is om een verwerkersovereenkomst met ze af te sluiten.
Zoom privacyvriendelijker instellen
Werk je met vaak met Zoom? Neem dan even de tijd om de instellingen van je Zoom app en je Zoom account te checken:
Transparantie
Nog even voor de duidelijkheid: het is niet verboden om persoonsgegevens of andere vertrouwelijke gegevens te verwerken. Je hebt nu eenmaal gegevens nodig van elkaar om te kunnen samenwerken. Belangrijk is dat je er duidelijk over bent: welke gegevens gebruik je, waarom, sla je ze op, wie kan er bij, hoe lang bewaar je ze en hoe beveilig je de gegevens?
Bespreek dus hoe je te werk gaat met videobellen, hoe je omgaat met elkaars informatie. Verdiep je in de privacyaspecten.
Ook privacy en gegevensbescherming zijn zaken die we samen aanpakken.